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PoP o Imap....quale scegliere per la mia mail e le mie PEC?

30/11/2015, ore 15:15

Quando si deve configurare una e-mail su browser di posta elettronica (Outlook o Thunderbird ad esempio) oppure su uno smartphone, bisogna specificare una serie di parametri tra cui il protocollo di comunicazione della posta in arrivo, IMAP o POP.
Vediamo allora di chiarire la differenza tra IMAP o POP3 cercando di specificare quali sono i vantaggi e quali gli svantaggi.

IMAP è l'abbreviazione di Interactive Mail Access Protocol, mentre POP significa Post Office Protocol.
Entrambi sono protocolli di posta elettronica che consentono di leggere le email in locale utilizzando un'applicazione o un programma esterno.

La differenza principale tra i due protocolli è che se si utilizza un account POP3, i messaggi di posta elettronica vengono scaricati dal server e salvati in locale, mentre IMAP li lascia sul server e memorizza le e-mail nella cache (temporaneamente).
In altre parole, IMAP è un cloud storage.
Definita questa differenza ora potrete rispondere alla domanda: "Se scarico la posta con Outlook (ad esempio) sul mio computer, posso vederla anche online o sparisce?"

I due protocolli, POP3 e IMAP lavorano diversamente:
Usando POP il programma si connette al server, scarica tutta la posta sul vostro computer (o smartphone) segnandovela come nuova posta da leggere, cancellerà o meno i messaggi dal server principale a seconda dell'impostazione che avete scelto configurando il vostro client di posta (sempre Outlook o Thunderbird) e si disconnette.

Usando IMAP il programma del computer o il cellulare si connette al server di posta, richiede il contenuto dei nuovi messaggi e li presenta salvandoli in cache.
Se l'utente legge il messaggio, lo modifica o la segna come letto, tali modifiche vengono recepite anche a livello server.
(Il flusso di lavoro IMAP è un po' più complesso di quello per POP ed è per questo che non tutte le caselle di posta elettronica e client Email supportano IMAP.)

Il buon uso dei client di email (parliamo sempre di Outlook, Thunderbird o simili) sono questi: si usa POP quando si accede alla posta solo da un client (ad esempio Outlook) quindi le mail possono essere salvate localmente (ad esempio sul computer) e si imposta il client in modo da svuotare la posta dal server evitando di saturarlo.

I vantaggi di usare POP3 sono:
- Le Email vengono memorizzate localmente e sono sempre accessibili sul computer o sul cellulare, anche senza connessione ad internet
- La connessione Internet diventa necessaria solo per l'invio e la ricezione della posta
- Si risparmia spazio di archiviazione del server (impostando di cancellare i messaggi scaricati dal server con l'apposita funzione del client)
- Rimane comunque la possibilità di lasciare la copia dei messaggi sul server.

IMAP è stato creato per consentire l'accesso remoto ai messaggi memorizzati su un server esterno.
L'idea era quella di permettere a più client o utenti di gestire la stessa casella di posta. Quindi, se si controlla l'arrivo di nuove Email da più pc o smartphone, si potranno vedere i messaggi organizzati in cartelle come avviene accedendo alla posta dal server stesso.
Tutte le modifiche apportate ai messaggi sul computer o sul cellulare vengono immediatamente sincronizzate con il server.

I vantaggi di IMAP sono :
- La Posta viene salvata sul server remoto ed è accessibile da più terminali
- La connessione a Internet è necessaria per accedere alla posta
- Si può ottenere una panoramica veloce delle mail perchè vengono scaricate solo le intestazioni almeno fino a che non è richiesto anche il contenuto dei messaggi.
- Si risparmia spazio disco sul computer e sul telefonino.
- Non si rischia di perdere alcun messaggio se si rompe il computer perchè la posta rimane online sul server.
- Rimane comunque possibile salvare le mail in locale

Ora la domanda è: cosa scelgo tra PoP e IMaP?

Questo dipende dalle proprie specifiche esigenze e, per chiarire quali sono, si può dire che:
E' meglio usare POP Se si accede alla posta elettronica da un solo dispositivo se è necessario un accesso costante alla posta elettronica per controllare i messaggi già letti, indipendentemente dalla disponibilità di internet.
POP3 è utile anche se si sta usando un servizio di posta elettronica con spazio limitato.

E' meglio usare IMAP se si vuol accedere alla posta da più dispositivi diversi, sia da cellulare che da diversi pc, se si dispone di una connessione a Internet affidabile e costante e se si ricevono tanti messaggi di cui si vuol solo conoscere l'oggetto, per un'occhiata veloce.
IMAP è ottimo anche a conservare una copia online dei messaggi e potervi accedere anche da altri computer in giro e per non salvare posta in locale se il pc è usato da altre persone, per questione di privacy.

ATTENZIONE!
Quando usate IMAP replicate sul server quello che accade sui vostri client di posta elettronica: se cancellate una mail dal vostro pc con Outlook o Thunderbird, la stessa cosa accadrà sul server e la mail è definitivamente perduta.

E per le PEC? Cosa faccio? Cosa scelgo?
Cerchiamo di rispondere alle domande fatte da tanti nostri clienti (molti avvocati, commercialisti e professionisti vari non sempre esperti del settore informatico) dando un consiglio pratico e semplice.
Nel caso specifico delle pec si consiglia di procedere con cautela: utilizzate un account POP se avete paura di fare manovre strane dai vostri client di posta in modo da evitare cancellazioni di pec preziose; tante volte siamo stati chiamati da clienti disperati che hanno erroneamente fatto "pulizie di stagione" esagerate, cancellando preziosissime PEC.
Prendete l'abitudine di collegarvi al server di posta online periodicamente e fare archiviazione e pulizia delle pec ormai da cestinare in modo sistematico.
Se invece siete ormai pratici di questi protocolli (o avete un sistemista di riferimento) potete tranquillamente scegliere la soluzione più funzionale alla vostra situazione, scegliendo tra POP e IMAP (in base a quanto detto sopra).

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